Jak zarządzać finansami w małej firmie?

Podobno nawet 95 % nowo otwieranych małych firm upada w ciągu pierwszych 5 lat od startu działalności. Nie wiem czy jest faktycznie aż tak źle, ale prawdą jest, że niewielu biznesom udaje się przetrwać dłużej niż kilka lat dając właścicielowi stabilne dochody. Duża część nie wytrzymuje choćby roku na trudnym rynku, bo „młody biznesmen” przeliczył się nieco na starcie i wyobrażenia niewiele miały wspólnego z rzeczywistością.

W ogromnej większości bierze się to z działania „na hura”, braku jakiegokolwiek rozeznania w branży i planu na siebie, oraz rozwój firmy.  Inną przyczyną jest też ignorowanie zasady odpowiedzialności za finanse swojej firmy, tego, że o finanse w firmie po prostu trzeba zadbać, nie można do nich podchodzić Rozpoczynając biznes nie wiemy jak zarządzać finansami w małej firmie.

Jeśli chcesz, żeby Twoja firma rozwijała się stabilnie, ogarnij finanse w swojej małej firmie i skorzystaj z tych podpowiedzi.

1.Nie wchodź w koszty 

Częstą tendencją młodych biznesmenów jest szybkie wchodzenie w wysokie koszty stałe. Nie mając jeszcze ugruntowanej pozycji na rynku, ani stałego przepływu gotówki biorą na firmę dwa drogie telefony na abonament, nowy samochód w leasing i zatrudniają asystentkę, bo przecież ktoś musi pracować. Wypucowana i droga strona www od agencji, najładniejsze wizytówki, kubki i smycze z logo to przecież podstawa biznesu. Do tego przecież musi być biuro w prestiżowym miejscu miasta. Brak przychodów a tu już 10 000 zł miesięcznie trzeba dokładać? A gdzie ZUS, księgowość, reklama dla firmy?

No właśnie, przecież nie do końca tak jest, że to wszystko jest konieczne do prowadzenia biznesu. Na początku musisz się skupić na pozyskiwaniu klientów, produkcie, sprzedaży. Zamiast brać na siebie zobowiązania, wydawać pieniądze na zbyt drogie gadżety reklamowe, które są niepotrzebne, warto myśleć o tym by firma była od początku rentowna, przynosiła zyski, które można reinwestować. A Ty zamiast tego ucinasz swojej firmie skrzydła a starcie a na sobie wywierasz dodatkową niepotrzebną presję, aby to wszystko utrzymać.

Czy nie wystarczy Ci telefon na kartę, z tanią ofertą bez limitu za 29 zł? Czy musisz mieć nowy samochód od zaraz? Czy potrzebujesz pracowników na etacie, nie może to być stażysta z urzędu, dostępny praktycznie bez kosztów lub wirtualny asystent rozliczany na fakturę? Wiele rzeczy można za niewielkie pieniądze oddelegować … Czy strona www musi być zrobiona przez agencję za 2000 zł, a może na początek wystarczy wizytówka za 200 zł, lub po obejrzeniu jakiegoś tutoriala zrobisz ją sam w kilka godzin wieczorem? Nie zabieraj płynności swojej firmie, koszty utrzymuj tak niskie jak się da, na wydawanie jeszcze przyjdzie czas.

2.Reinwestuj zyski w reklamę i rozwój

Wiele osób chce tylko wyciągać pieniądze z firmy, nie wkładając nic w jej rozwój, promocję, automatyzację i poszukiwanie nowych klientów. Nawet jeśli uda Ci się w jednym miesiącu duża sprzedaż, to co z tego skoro nie masz jeszcze portfela klientów i nie pozyskujesz nowych? Jeśli klienci o Tobie nie słyszą, to do Ciebie nie trafią, a marketing to nie jednorazowa akcja, to musi trwać ciągle bo klientów potrzebujesz cały czas! Nie żałuj więc pieniędzy na reklamę, która przynosi Ci kolejne transakcje. Nie rezygnuj także z rozwoju, czy też inwestowania w usługi, szkolenia, produkty które mogą usprawnić Twoją pracę – np. programy do automatyzacji, szkolenia marketingowe itp. Biznes to nieustanny rozwój.

Tutaj jednak także zdarzają się przegięcia w drugą stronę, ktoś naczyta się jakichś porad w sieci i wrzuca w bezmyślną reklamę duże pieniądze nie orientując się w ogóle w temacie. Tutaj pamiętaj o tym, że dla każdego biznesu dany rodzaj reklamy się sprawdzi. Są firmy, które niejako żerują na nowych firmach proponując im usługi wpisu do katalogów firm, do płatnych stron reklamowych, próbują sprzedać reklamę w gazecie. Ale zastanów się gdzie są Twoi klienci? Czy szukają Cię w lokalnej gazecie? A może są na jakimś forum? Może w Twoim przypadku ulotki ze zniżką są dobrym pomysłem? Ważne by kierować wydatki na reklamę w miejsca, w których są nasi klienci, robić to systematycznie i testować różne rozwiązania – tak aby zaczynać od niskich wydatków na daną formę promocji i stopniowo je zwiększać kiedy konkretna reklama zaczyna działać.

Są metody, głównie reklamy internetowej, którą możesz przetestować bardzo niewielkim nakładem, a dają dużą możliwość konwersji, doprecyzowania grupy odbiorczej, ale najpierw zawsze sprawdź jak dana forma reklamy działa, do kogo trafia i zastanów się czy faktycznie będą to Twoi klienci, bo wydać 1000-2000 zł nie jest sztuką. Tyle kosztuje np. jeden artykuł sponsorowany, lub jakaś większa wysyłka ulotek, pytanie ile z tego wróci do Ciebie ? Nie wydawaj pieniędzy bez sensu, najpierw przetestuj zanim wydasz za dużo, ale reklama to ten koszt, na który powinieneś zawsze odkładać część przychodów, tak aby Twoja reklama docierała cały czas do potencjalnych klientów. Ponieważ ten wydatek jest najważniejszy dla maksymalizacji Twoich przychodów.

Ps. pomyśl o bezpłatnych formach reklamy jak polecenie, program partnerski, współpraca z osobami z podobnych branż itp.

3.Wypłacaj sobie pensje i rozdzielaj finanse osobiste od firmowych

Przyjęło się, szczególnie jeśli mówimy o jednoosobowej działalności, żeby z firmy wyciągać wszystkie dochody. I tak potem zdarza się, że w naszym lepszym okresie jest to np. po 15000 zł miesięcznie, a kiedy przychodzą gorsze momenty to nagle spada to do 1000 zł albo jeszcze przychodzi nam do interesu dopłacać.

Firma wtedy nie ma wolnych środków na przetrwanie, na opłacenie kosztów, a także na reklamę żeby pozyskać nowych klientów i wtedy może tego nie wytrzymać jeśli kryzys potrwa dłużej. Dodatkowo zobacz jak to działa na właściciela, jego finanse i budżet domowy, przez kilka miesięcy przyzwyczaja się do dobrego poziomu życia i nagle musi zejść radykalnie z kosztów i do dużo niższej jakości co nie jest łatwe…Wtedy wiele osób wpada w kłopoty finansowe, zaczyna się branie kredytów i pożyczek.

Lepszym rozwiązaniem wydaje się ustalenie sobie ile potrzebujesz minimum na życie np. 4000 zł  na miesiąc i wyciąganie co najwyżej takiej kwoty na początku, póki biznes nie jest  jeszcze stabilny. Wtedy nie napompujesz swoich oczekiwań nadmiernie, nie przyzwyczaisz się do życia na wyższym poziomie, więc jeśli nagle nieco to spadnie to nie będzie to aż tak duża zmiana, dodatkowo w firmie będą jakieś odłożone pieniądze na przetrwanie i na rozkręcenie reklamy pozwalającej na zdobycie nowych klientów.

Dzięki takiemu podejściu łatwo też rozdzielić finanse osobiste od firmowych, co pozwala zapanować nad nimi  w większym stopniu. Warto przelewać sobie właśnie tą „pensję” na oddzielne konto i zarządzać zarówno tymi pieniędzmi domowymi jak i firmowymi jakby było oddzielnymi budżetami. Wtedy możesz ustalać dla nich priorytety i planować wydatki na spokojnie.

Podsumowanie

Prowadzenie własnej firmy to zawsze wyzwanie, szczególnie na początku. Zamiast je sobie komplikować i od razu plątać się w finansowe kłopoty warto od razu zadbać o dobre podstawy dla naszej firmy, oraz bezpieczeństwo budżetu domowego. Dzięki temu możemy skupić się na lepszej pracy nad biznesem oraz dla naszych klientów.

Ps. artykuł Ci się spodobał?:) polub, skomentuj udostępnij, dziękuje!