Prowadzenie własnej działalności to często stresujące zajęcie, a dodatkowo, nawet będąc w 100 % fair możesz wpaść w kłopoty przez kontrahentów lub zwyczajnie stracić zdrowie. Czy zastanawiałeś się kiedyś jak poradzisz sobie w takiej sytuacji Ty i Twoja rodzina? Dziś krótki artykuł na temat tego, jak finansowo pod różnymi względami zabezpieczyć siebie, firmę oraz finanse domowe kiedy prowadzisz małą, najczęściej jednoosobową firmę – a takich w Polsce jest najwięcej.
Inspiracją do napisania tego wpisu są moje wnioski, związane z kilkoma tematami moich klientów…dokładniej wygląda to tak – mąż wiele lat prowadzi biznes, pracuje ciężko i żyje im się całkiem dobrze. Żona na etacie lub pomaga w pracy mężowi oraz dba o dom. Statu quo utrzymuje się, aż do momentu nagłej śmierci męża. Wtedy wszystko zaczyna się komplikować – kredyty na męża, firma jednoosobowa, trzeba ją przejąć a wszystkie sprawy do rozwiązania, brak zabezpieczenia finansowego, oszczędności itp. Jak sobie poradzić w takiej sytuacji? Nie jest to proste. Dlatego nawet teraz, kiedy Twój mały biznes idzie dobrze to warto myśleć w dłuższej perspektywie, uwzględniając takie sytuacje życiowe, na które wpływu nie będziesz miał. Czy da się więc zabezpieczyć na wszystkie okoliczności? Nie, ale jestem przekonany, że kilka kwestii można załatwić dość sprawnie i nawet w najgorszym przypadku mogą pomóc. Oto one:
*źródło pixabay
1. Rozdziel finanse firmowe od prywatnych – to podstawowa kwestia, w zarządzaniu pieniędzmi w małej firmie. Teoretycznie nie ma wymogu posiadania rachunku firmowego, ale z drugiej strony nie rozumiem sytuacji w której rozliczam się z kontrahentami z tego samego konta, z którego kupuje bułki w sklepie. Pomijając bajzel kiedy trafi się jakaś miła kontrola.. to jak dojść do ładu w swoich finansach, jak ustalić sobie jakiś budżet, ustalić wydatki firmy, swoje, a nawet dochody? Według mnie, to nie prowadzi do niczego dobrego.
U mnie dobrze sprawdza się model, w którym mam dwa konta ale w jednym banku, firmowe i osobiste. Mam kilku większych kontrahentów, którzy wiem już kiedy fakturują. Mniej więcej znam swoje stałe koszty, oraz jestem w stanie wstępnie wyliczyć podatek jaki zapłacę. W związku z tym przelewam na konto osobiste „pensje” i z tego korzystam, a na koncie firmowym mam już jasno rozdzielone środki. Stałe wydatki i kwotę na zaliczkę na podatek trzymam na rachunku dodatkowym lub zakładam krótką lokatę, a reszta służy mi do rozliczeń. Może da się to zrobić jakoś łatwiej ale wydaje mi się, że ma to ręce i nogi. Ps. darmowe konto prywatne i firmowe możesz założyć np. tutaj
2. Zarządzaj pieniędzmi w firmie – tak jak wspomniałem wyżej, ja wypłacam sobie pensję plus znam dobrze swoje koszty stałe, oraz mniej więcej podatek. Dzięki temu wiem, jakie mam wolne środki i jak mogę nimi dysponować w ramach firmy, to daje spokój i do tego Cię zachęcam. Firma szczególnie mała powinna być trzymana w ryzach, nie ma opcji aby pojawiły się zbędne wydatki, a wszelkie stałe koszty muszą być naprawdę konieczne. Łatwo jest już na początku swojej działalności popłynąć, nabrać abonamentów telefonicznych, kupić sprzęt w leasing, zatrudnić 3 asystentów, wynająć duży lokal, tylko w praktyce często to wszystko na siebie nie zarabia. A w biznesie to w co inwestujesz powinno na siebie zarabiać, jeśli tak nie jest to prawdopodobnie tracisz swoje pieniądze.Dlatego skasuj zbędne koszty i licz pieniądze. Podobno wielu właścicieli firm nie wie właściwie ile zarabia ich firma, nie bądź jednym z nich!
3. Właściwa forma prowadzenia działalności – na początek dobra jest jednoosobowa działalność, bo wiąże się z niskimi kosztami, wygodą i prostotą. Natomiast z czasem warto rozważyć inne rozwiązania, w szczególności spółkę z o.o. oraz spółkę z o.o. komandytową, w zależności od Twoich możliwości. Spółka z o.o. pozwala oddzielić własność firmy od własności prywatnej, a sama w sobie staje się już majątkiem. Udziały w spółce łatwo rozdzielić, można też je sprzedać, jeśli firma ma realną wartość. Prostsze jest także jej przekazanie np. dzieciom, rodzinie, więc pod względem sukcesji póki co wydaje się to ciekawa propozycja. Dodatkowo właściciel spółki nie odpowiada swoim majątkiem za zobowiązania spółki, chroniąc własność prywatną. Oczywiście zarząd, jeśli w odpowiednim czasie nie zostanie złożony wniosek o upadłość lub restrukturyzacje może być pociągnięty do odpowiedzialności, jednak odpowiednia konstrukcja prawna oraz konsultacje z prawnikiem w odpowiednim czasie dają przewagę nad jednosobową działalnością w większości przypadków. Oczywiście jest to dobre rozwiązanie jeśli firma uzyskała odpowiedni zasięg, ma majątek itp., w przypadku kiedy świadczysz samodzielnie usługi, taka spółka bez Ciebie nie ma wartości.
4.Automatyzuj, deleguj, rób procedury – już od początku warto tak planować i budować firmę, aby móc ją przekazać komuś innemu, aby móc zatrudnić w nim kogoś, zlecić część działań kiedy skala będzie rosła. Dlaczego? Dlatego, że sam wszystkiego nie zrobisz najlepiej, nawet jeśli teraz na samym początku musisz to za jakiś czas, kiedy będzie Cię już stać na to lepiej Ty rób to w czym jesteś najlepszy a to czego nie lubisz, nie umiesz zlecaj na zewnątrz. Dodatkowo twórz procedury, które sprawią, że nawet osoba świeżo zatrudniona potrafiła by wykonać krok po kroku czynności związane z Twoją firmą. To co możesz i na co Cię stać warto zlecać na zewnątrz – np. księgowość, pisanie tekstów jeśli tego nie umiesz, robienie zdjęć, telefony itp. To już zacznie tworzyć struktury, które albo sam będziesz mógł wykorzystać do zwiększenia firmy, albo w przypadku gdybyś zaniemógł pozwolą łatwiej wejść drugiej osobie w Twój biznes i dalej go ciągnąć, nie tracąc źródła dochodów.
5. Sprawdzaj kontrahentów, umowy, nie wierz na słowo a jeśli ktoś nie płaci, nie czekaj wiecznie – zaufanie to podstawa, to prawda ale najwyższą jego formą jest kontrola:) Umowy wraz z warunkami warto mieć zawsze na piśmie, nie ma co dogadywać się, jeśli chodzi o rozliczenia, warunki zlecenia. Jeśli podpisujesz kontrakt, ważną umowę to nie śpiesz się, warto czasem dać umowę do analizy prawnikowi, zapłacić jemu zamiast potem stracić dużo więcej. firmy, z którymi dopiero zaczynasz współpracę sprawdzaj w internecie, pod katem opinii, w miarę możliwości staraj się także zaciągnąć informację o podmiocie z baz gospodarczych. W miarę możliwości stosuj przedpłaty, lub faktury z krótkim terminem. Jeśli to dotyczy dużych projektów, może da się je dzielić na etapy i rozliczać sukcesywnie po zakończeniu kolejnego. W przypadku braku zapłaty za towar, usługę nie bądź nie miły, ale pamiętaj, że to pieniądze Twoje i Twojej rodziny więc nie wahaj się wpisać danej firmy/osoby do bazy dłużników, a w ostateczności wysłać pozwu o zapłatę. Jeśli ktoś zabiera Ci pieniądze za wykonaną pracę nie możesz sobie pozwolić na wieczne czekanie i słuchanie jak jest ciężko…
6. Pomyśl o rozdzielności majątkowej – jeśli prowadzisz z małżonkiem wspólne gospodarstwo, a prowadzisz biznes, to warto pomyśleć o tym rozwiązaniu. Wtedy zazwyczaj przyjmuje się model – ryzyko i ewentualne zobowiązania po stronie prowadzącego firmę, a majątek po drugiej stronie. Oczywiście rozdzielność nie działa wstecz, więc to co zostało już wcześniej wniesione do wspólnoty nadal takie pozostaje. Oczywiście warto przed podjęciem takiej decyzji skonsultować się z prawnikiem, a samą rozdzielność można załatwić aktem u notariusza, koszt to 300-500 zł.
7. Pełnomocnictwa do firmy, oraz do rachunku – w przypadku kiedy masz współmałżonka warto też dać mu pełnomocnictwa do składania pism, reprezentowania w banku, przed urzędami oraz do wykonywania operacji na przykład na koncie. W przypadku na przykład Twojej choroby pozwoli to na zapewnienie ciągłości działań. Takie pełnomocnictwo można spisać u notariusza, określając jego zakres.
8. Dyspozycja wkładem na wypadek śmierci na rachunku – do konta firmowego i prywatnego można ustalić taką dyspozycję np. na małżonka, lub dzieci, wtedy bez czekania na ewentualne rozwiązanie sprawy spadkowej osoba, którą wskażemy może wypłacić zgromadzone środki do wysokości określonej w ustawie, obecnie jest to około 65 000 zł.
9. Ubezpiecz się na życie, z umowami dodatkowymi – wiem jakie jest podejście do ubezpieczeń na życie… po co to komu, na co i wogóle. Faktycznie, pieniądze płacisz i nie dostajesz potem nic, jeśli nic Ci się nie stanie. Ale to działa jak Twoje OC. Pomyśl, ile zapłaciłeś za ubezpieczenie swojego auta w tym roku.. a ile na zabezpieczenie siebie i rodziny? No właśnie. Dlaczego bardziej martwisz się o auto? W praktyce polisa zabezpiecza nie Ciebie głównie a rodzinę. Dlatego powinieneś mieć ubezpieczenie – na życie, ale też na wypadek trwałej niezdolności do pracy, ewentualnie poważnego zachorowania czy pobytu w szpitalu.Oczywiście, ubezpieczenia kosztują, ale brak wydaje się kosztownym błędem. Co z tego, że masz niezłe dochody teraz, jeśli w sytuacji kiedy zabraknie Ciebie, lub z powodu choroby nie będziesz mógł zarabiać te dochody znikną? Co wtedy? Bardzo mało osób ma na tyle duże oszczędności, aby w awaryjnych sytuacjach móc sobie poradzić przez kilka miesięcy lub dłużej. A jeśli masz kredyt, na przykład hipoteczny? W takiej sytuacji, oraz w każdej innej jeśli prowadzisz małą firmę i masz rodzinę to ubezpieczenie jest bardzo ważne! Ja korzystam z 2 polis na życie, oraz jednej „grupówki” na ten moment, a jeśli szukasz pewnego ubezpieczenia to dobrym wyborem jest na przykład AVIVA.
10. Odkładaj część zysków – Być może zabrzmi to jak herezja, ale firma to nie całe Twoje życie i nie Twoje jedyne aktywo. Jeśli to firma jednoosobowa, to bez Ciebie nie ma firmy. Więc reinwestowanie wszystkich zysków w jej rozwój to pomyłka. Przynajmniej 10-20 % powinno być odłożone na niespodziewane wydatki, inwestycję czy jak chcesz to nazwać. Bez wolnych środków, gotówki, nie przetrwasz trudnych momentów.
Oczywiście są rozwiązania mniej skomplikowane oraz takie, o których tu nie napisałem bo nie znam się na tym na tyle…warto z pewnością jednak zastanowić się nad tematem, i w całym tym natłoku spraw pomyśleć też o bezpieczeństwie finansowym bliskich, ale też i oczywiście o swoim spokoju. Jeśli macie jakieś doświadczenia w tej kwestii, znacie inne rozwiązania to zapraszam do pisania w komentarzach.
